会场布置_苏州活动策划公司 如何执行会议项目
时间：2024-05-23 10:11:08
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(一)会前执行
会前执行内容
1、会议场所的选择和布局
2、会议材料及会议用品规划
3、会议相关物品的设计与生产
4、会议礼品的策划和准备
5、会议费用预算
6、发送会议信息、会议联系、会议邀请
7、整理会议收据，确定会员名单和小组
8、员工培训
会场布置搭建|苏州活动策划公司|会议执行
会场选择原则
1、调查场地的接待能力。会议将充分考虑参与者的数量和会议厅的数量是否合适，是否有会议所需的场馆，以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待条件。
2、考察场地规格标准及各种会议配套条件。考虑场地装修设计水平、设施水平、场地服务水平等。
3、调查场地的交通状况和环境，交通是否方便，停车是否可行，周围环境是否有吸引力，场地的空气质量和噪声，是否能创造合适的氛围和环境，突出会议的主题。
4、安全和其他标准。是否设置火灾报警和消防设备，是否有安全通道，是否标明疏散程序，是否配备安全柜。
5、为进行数据分析，建立会场调查记录表。
会议场地布置
会议场地应反映与会议主题、过程协调、匹配的氛围；场地标志应明显、清晰，方便参与者参与和使用。
1、背景台布局（背景墙、横幅）
2、主席台布局（花、杯、桌签、纸笔、麦筒等）
3、会场座位布局(剧院式、课桌式、座谈式等)))
4、安排视听设备（视听设备、同步翻译、速记、录音等）
5、营造会场其他氛围
会议筹备秘书服务
1、会议通知和整理会议收据。及时整理和掌握与会者的信息和变化。
2、准备登记表，使用哪种登记方式取决于会议规模和会议类型。常见类别：A、签到登记薄B、宣传册签到薄C、签到卡片D、电子签到卡
3、会议信息和会议信息袋的准备工作。数据袋配备了与会者在会议期间所需的各种信息，但也包含了客户了解会议信息和闲暇时间娱乐所需的信息。
4、票据准备。会议期间，应使用宴会餐券等票据。餐券或其他特殊活动的票据应根据时间和用途写清楚。发放票据是控制人数的好方法，尤其是在特殊活动中，以票据为依据，可以掌握准确的人数。
5、制作参会证。参会证是会议期间参会人员的凭证。
6、编制会议手册。会议手册详细说明会议日程或相关信息。
7、建立通讯录。与会者通讯录方便与会者查找同事、老朋友，结识同行业新朋友，以后也方便联系和相处。
(二)会中执行
会议中的执行内容
会议实施是对会议规划方案的实际实施、现场管理和监控，主要内容如下：
1、会议接待
(1)欢迎和指导服务
(2)报到、签到服务
(3)VIP管理
(4)住宿安排
(5)就餐安排
2、会议现场实施和监控
（1）会议议程中的协助执行
（2）会议内容记录
(3)现场秩序维护
(4)会议活动计划
(5)茶歇安排
(6)会议礼仪主持服务
(7)外语翻译服务
(8)摄影服务
3、欢迎和引导服务
（1）通过会议收据和登记表了解参与者的情况，包括名称、性别、年龄、身份、职位、国家、民族宗教、生活习俗、健康状况、所代表的组织结构等基本概况；参与的目的；抵消时间和所选择的交通工具。
（2）不同的客户以不同的方式欢迎：邀请的VIP、嘉宾和关键发言人按照身份相当的原则安排工作人员和车辆欢迎。欢迎重要嘉宾接送鲜花。
（3）掌握到达和离开的时间，如有变化，及时联系相关人员。
4、会议报到并签署
(1)签到工作内容包括迎宾、签到登记、名片收集、缴费、领取会议资料及各种票据。
（2）根据不同类型、不同规模确定登记登录方式，主要方式有：登记簿登录、登录墙登录、电子卡登录等。
（3）会议信息传递与咨询服务。
5、住宿安排
（1）通过会议收据，掌握与会人员的需要信息，并与之确定；
(2)与酒店确定准确的用房数量、用房类型；
(3)会后执行
会后执行内容：
1、清理会场
(1)收集整理会议资料
(2)物料清点，回收利用
(3)清理会场
2、安排考察活动
(1)商务调查
（2）观光
(3)文艺表演
3、安排返离
(1)组织合影留念
(2)预订返程票
(3)告别欢送，安排车辆送机等
4、清算会议资金（准确及时清算、开具发票、登记、统计）
5、感谢大会，代表感谢函
6、大会评定
(1)评估会议效果
(2)评估会议工作质量
7、会议总结
(1)审结、总结
(2)数据归档 
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