在苏州办好大型会议会务的“五要点”

会议计划是会议组织安排的总纲，会议计划的制定应注意以下几个方面：

一是细致，程序规范。会议计划要紧紧围绕会议的整体工作目标和任务，明确会议日程安排和各议程之间的内在逻辑关系，科学安排会议议程，使会议顺利衔接，防止盲点和盲区。一般来说，计划应包括会议名称、时间和地点、参与者、会议任务、议程、工作组设置和文件起草、会议秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务和安全工作。

二是加强沟通，统筹协调。一方面要加强上述沟通请示。为了使会议效果达到相关要求，在准备会议的过程中，需要加强与公司领导和上级领导的沟通请示。另一方面，要加强横向沟通和衔接。大型活动的顺利开展是会议组织部门与文件起草、人事组织、宣传报道、物流服务、安全保障等部门密切合作、相互配合的结果。因此，在会议筹备过程中，需要加强与上述单位的横向沟通和衔接，合理调整工作进度，加强合作，共同推进。

第三，细化分工和倒排过程。要逐一细化分解任务，确定职责分工，让各部门明确会议各个阶段、各个环节的职责和分工，防止推诿扯皮。要科学安排所承担的任务，进一步细化方案的工作分工和时间节点，巩固岗位职责，让各单位根据倒排时间表认真对比检查，确保及时完成，实现无缝对接。

首先，逐一练习会议的细节。会前要逐一演绎每次会议的每一项任务和分工，提前研究可能发生的情况和问题的解决方案，并在此基础上制定详细的分工清单，让大家了解自己的任务，了解他人的任务，确保工作没有漏洞，任务没有漏洞，人员没有漏洞。

第四，在会场地点进行现场演练。随着会议期限的临近，会议组织者应深入会场和住所，根据会议日程，对会议细节进行现场演练，按照“提前一天”、“提前两个小时”、“提前一个小时”的标准安排会议场地，即每个会场提前一天安排，每个活动提前一天安排到位；会议工作人员提前两个小时到达会场，所有准备工作提前两个小时准备好；所有会议都组织会议代表和参与者提前一个小时进入会场。

第三，会前的关键环节演练，要善于把握重点，准备大型活动。如果会议的关键环节有缺陷，整个会议的效果会受到影响，甚至会产生不可挽回的不良影响。在处理关键环节时，要加强会前演练，在思想上高度重视，在精力上倾斜重点，在细节上考虑重点，确保万无一失。

会议期间的服务可以分为会场内服务和会场外服务，涉及很多阶段，如会议报告、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分配、指导座位、会议纪要、音频拍摄等。只有热情周到地做好服务，才能有机地连接场内外的各个环节。

一是加强值班的顺利运行机制。会议值班的作用是收集和发送相关会议的信息，协调会议期间的任务和突发事件，落实领导交办的事项。

第二，密切关注细节，掌握会场节奏。会议期间，会议工作人员应紧紧抓住一根弦，密切关注各种细节。比如要和音响工程师、主播对接，准备一套会议主持词发给音响工程师和主播，让他们掌握议程安排；会议开始前，应安排专人到会场清点人数，并在会议前五分钟及时提醒尚未到达会场的参与者；会议期间，检查会议厅的音箱、灯光、室温、通风、通讯屏蔽等情况，并根据实际情况进行调整；维护会场秩序，避免无关人员进入会场，提醒参与者关闭手机。

组织规划大型活动，严格贯彻落实中央八项规定精神，采取切实有效的措施改善会风。

一是简化现场布局，节约会议用品。会议场馆的主席台应简化绿色植物和花卉的布局，报告台和演讲台不应放置鲜花、欢迎标语或大型显示屏；住宅场馆不应放置绿色植物、地毯、会议标志或制作背景板。要加强会议用品的管理和回收，提高会议用品的利用率，降低一次性用品，根据需要提供笔、纸，有效降低会议成本。

二是简化招待会，严格控制会外活动。不在机场、火车站、住所举行招待会代表仪式，不张贴标语横幅，不铺地毯，不献花；代表们住的房间里没有鲜花。没有组织代表参观景点，也没有联欢晚会。

第三，加强公交管理，严格用餐标准。如果代表分散在多个住宅区，确实需要租车，严格控制会议租车数量，一般需要乘坐公交车参加全体会议。所有会议都安排自助餐。本着保证质量、安全卫生、不浪费的原则，不安排高端菜肴、饮料、宴请活动。

一次成功的会议，不仅要在会前做好充分的准备，在会议中提供周到的服务，还要从头到尾提前规划，科学安排会议后的相关工作。

一是协调会后服务。要注意协调衔接，提前制定会议闭幕后的一系列后续会议和活动组织实施方案，做好组织协调工作。

第二，全面总结会后。及时总结会议工作中的经验教训，修改优化现有会议工作流程和工作规则，使其更好地满足新时期会议工作的需要。要注意收集代表对会议工作的意见和建议，认真采纳合理的部分，促进会议能力的不断提高。

第三，及时整理会议资料。要牢固树立档案观念，安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议纪要、视听资料等会议档案文件。在会前、会中、会后，并按类别整理成数据进行汇编，为以后的会议提供工作参考。